هفت نکته کلیدی جهت کاهش ساعت کار و افزایش بهره وری

رابرت پوزن می‌ گوید:

نتایجتان را به حداکثر و ساعات را به حداقل برسانید.

من هر روزه افراد زیادی را می‌بینم که با زندگی روتین‌ خود در جدل هستند. این عملکرد عقل متعارفِ روشمند است.

۱.اندازه گیری بهره‌وری با میزان نتیجه‌ گیری

پوزن در ابتدا بیان می کن که:

تعداد ساعت‌ ها معیار مناسبی برای اندازه‌گیری عملکرد ما نیستند. من از خبرنگاران می‌ پرسم که آیا تا به‌ حال اتفاق افتاده است سه هفته‌ ی مداوم روی یک مقاله کار کنید و نتیجه خوبی ندهد؟ یا آیا اتفاق افتاده است که تنها سه روز روی مقاله‌ ای کار کنید و نتیجه فوق‌ العاده‌ ای بگیرید؟ پربهره‌ ترین استفاده شما از زمانتان چه موقعی بود؟

۲.رتبه‌ بندی اهداف

تنها در صورتی می توان زمان با ارزش را مفید سپری کرد که اهداف الویت بندی شوند. بعد از الویت بندی باید نقاط قوت خود را بشناسید و علت هر هدف را شناسایی کنید.

۳.تقسیم کردن وظایف بزرگ در صورت امکان

پوزن در این زمینه می گوید:

آن وظیفه را به چند قسمت ساده‌ تر تقسیم کنید. با آسان‌ ترین قسمت کار شروع کنید. وقتی شروع به کار کردید و یک قسمت از آن‌ را به انجام رساندید برای انجام قسمت بعدی احساس بهتری خواهید داشت.

وی در مورد رسیدگی به ایمیل‌ ها اینگونه بیان می کند:

باید خود را کمی محدود کنید و تنها هر چند ساعت یک‌ بار صندوق الکترونیکی خود را چک کنید، به تمام ایمیل‌ ها پاسخ دهید البته تنها آن‌ هایی که نیازمند جواب فوری هستند.

۴.از آخر شروع کنید

اکثر افراد ۶ یا هفت هفته را صرف جمع‌ آوری اطلاعات و مصاحبه با مردم می‌کنند و تنها یک یا دو هفته‌ ی آخر را برای جمع‌ بندی اطلاعات و یافتن پاسخ‌ های کلیدی اختصاص می‌ دهند. این شیوه، راه مؤثری برای رسیدگی به پروژه‌ های پژوهشی نیست. هرچه بیشتر تعلل کنید، اطلاعات بسیار بیشتری جمع می‌ کنید که بی‌ ربط به موضوع شما هستند.

۵.اختصاص زمان‌ های فراغت برای تأمل کردن

شما به زمان‌ های فراغت برای تأمل و تفکر کردن نیاز دارید. به این طریق می‌ توانید مطمئن شوید که تلاش‌ هایتان در طول روز در مسیر اهدافتان بوده‌ اند و نیاز نیست که این زمان را با شرکت کردن در انواع جلسه‌ ها هدر دهید.

۶.به حداقل رساندن انتخاب‌ های روزانه

پوزن اعتقاد دارد که با محدود کردن انتخاب‌ ها در مورد خوراک و پوشاک می‌ توان زمان با ارزشی را ذخیره کرد.

۷.کار خود را به خانه نبرید

رابرت پوزن در مورد این مساله نیز چنین می گوید:

سر ساعت مناسب به خانه بازگردید و شام را با خانواده میل کنید. تلفن یا ایمیلی پاسخ ندهید. زمان کوتاهی جلوی در خانه توقف کنید و ایمیل‌ های خود را چک کنید؛ بعد به سر میز شام بروید و برای دو یا سه ساعت تنها روی گذراندن وقت با خانواده تمرکز کنید. سال‌ های بعد وقتی به گذشته نگاه کنید، این دو سه ساعت کنار خانواده را جزو بهترین زمان‌ های سپری‌ شده خود می‌ دانید.