رویکرد چابک چیست: Agile به زبان ساده

در دنیای پرسرعت امروز، با نزدیک شدن زمان تحویل پروژه، همه چیز می‌تواند به سرعت آشفته و ناقص شود. برای داشتن وضوح در پروژه، اتمام پروژه در زمان تعیین‌شده و راه‌اندازی بی‌نقص برنامه‌ها، پیروی از یک روند می‌تواند مفید باشد.

احتمالا دربارهٔ متد چابک به ویژه در زمینهٔ مهندسی، چیزهایی شنیده‌اید. این متد به شیوهٔ استانداردی برای توسعهٔ نرم‌افزار تبدیل شده‌است. اما متد چابک دقیقا چیست؟ چابک یا agile در واقع تکنیک یا متدی است که از رویکرد تکرار شونده‌ای استفاده می‌کند و در فواصل زمانی مشخص، اجزایی از پروژه را که قابل تحویل دادن باشند، تولید می‌کند.

با این‌که متد چابک در ابتدا برای توسعهٔ نرم‌افزار ایجاد شده بود، ثابت کرد که برای مدیریت پروژه‌های گوناگون از جمله برنامه‌های بازاریابی نیز، رویکردی ارزشمند و موثر است.

عملکرد متد چابک چگونه است؟

در توسعهٔ نرم‌افزار، تیم‌ها کار خود را با تهیهٔ یک فهرست از ویژگی‌های مورد نظر محصولشان شروع می‌کنند. این ویژگی‌ها به نام «یوزر استوری» معروفند. یوزر استوری‌ها، ابتدا انتخاب می‌شوند، اولویت‌بندی شده و سپس به صورت اصولی مورد رسیدگی قرار می‌گیرند. در ادامهٔ مقاله توضیح بیشتری دربارهٔ یوزر استوری و اصطلاحات دیگر آورده‌ایم.

اسکرام، یکی از روش‌های انجام رویکرد چابک است که از محبوب‌ترین چارچوب‌ها بوده و در پروژه‌های غیر ITمفید است، مخصوصا در راه اندازی پروژه‌های پیچیده‌ای که دارای اجزای متعدد هستند. مثلا اگر شما قصد برپا کردن یک کمپین بازاریابی بزرگ در چندین کانال (یعنی رسانه‌های اجتماعی، ایمیل، تبلیغات آنلاین و چاپی) را دارید، می‌توانید از متد چابک و چارچوب اسکرام استفاده کرده و پروژه را به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. سپس روی هر قسمت به صورت اصولی کار کنید تا در نهایت، محصول یا کمپین نهایی آماده و قابل انتشار شود.

عناصر اصلی متد چابک

نقش‌ها، اجزا و گام‌های متعددی وجود دارند که از بخش‌های اساسی متد چابک هستند. متد چابک، اصطلاحات مخصوص به خود را دارد.

۱. یوزر استوری

یوزر استوری به هر ویژگی گفته می‌شود که می‌خواهید محصولتان آن را داشته‌باشد. یوزر استوری، اغلب روی یک کارت یا کاغذ چسب‌دار رنگی، یا استیکر نت مجازی نوشته می‌شود. یک یوزر استوری باید هدف خود را به شیوه‌ای مختصر و صریح بیان کند. یکی از این مثال‌ها را ببینید:

«به عنوان [نقش یا عنوان درخواست کننده]، من [یک ویژگی] را می‌خواهم تا  [یک مزیت] را ایجاد کنم.»

برای بازاریابی، یوزر استوری چیزی شبیه به این خواهد بود:

«به‌عنوان مدیر بازاریابی، می‌خواهم به هر یک از مقاله‌های وبلاگ، یک آیکون فیس بوک اضافه شود تا از این طریق، خوانندگان را تشویق کنیم که مقاله‌ها را با مخاطبان خود به اشتراک بگذارند.»

۲. صاحب محصول (Product Owner)

صاحب محصول، فرد دوراندیشی است که برای خروجی نهایی پروژه برنامه‌ریزی می‌کند. این شخص تصمیم می‌گیرد که پروژه شامل کدام یوزر استوری باشد و نتیجهٔ مورد نظر پروژه را به گروه اعلام می‌کند.

۳. اسکرام مستر (Scrum Master)

اسکرام مستر یا رهبر اسکرام، مسئول موفقیت عملیاتی پروژه است. او برگزاری جلسات را تسهیل می‌کند، وظیفهٔ رسیدگی به اعضای تیم را دارد تا از مهیا بودن آنچه که برای انجام وظایف ‌افراد لازم است، مطمئن شود و مراقب اجرای پروژه در مسیرمطلوب باشد.

۴. تیم

شما به گروهی از افراد نیاز دارید که شما را در توسعه‌ و انتشار محصولتان یاری کنند. تیم می‌تواند شامل نویسندگان، طراحان، مدیران خلاق، توسعه دهندگان، متخصصان اطمینان کیفیت و متخصصان داده باشد.

۵. اسپرینت (Sprint)

یک اسپرینت به دورهٔ زمانی گفته می‌شود که در آن تعداد مشخصی از یوزر استوری‌ها باید تکمیل شوند. تیم با شرکت در جلسهٔ برنامه‌ریزی اسپرینت، تصمیم خواهد گرفت که یک اسپرینت مشخص، شامل کدام یوزر استوری باشد و اینکه چند اسپرینت لازم است تا پروژه تکمیل شود. طول مدت اسپرینت برای پروژه‌های نرم‌افزاری معمولا دو هفته است اما برای پروژه‌های بازاریابی ممکن است کوتاه‌تر باشد. زیرا بازاریاب‌ها اغلب از ابزارهایی مثل Marketo،  ExactTarget,  یا  WordPressاستفاده می‌کنند تا کارها را سریع‌تر کرده و نیاز به کدنویسی را محدود کنند. این زیر-پروژه‌ها اغلب در مدت کوتاه‌تری به اتمام می‌رسند.

۶. بک‌لاگ محصول (Product Backlog)

بک‌لاگ محصول در واقع یک لیست کاری است. در محیط اسکرام، بک‌لاگ به مجموعه‌ای از یوزر استوری‌ها برای یک چرخهٔ اسپرینت مشخص گفته می‌شود. هر یوزر استوری در یک زمان تخمینی، تکمیل می‌شود و اولویت‌بندی یوزر استوری‌ها، به عهدهٔ صاحب محصول است. بک‌لاگ محصول، موجب شفاف‌سازی عملکرد پروژه می‌شود و نشان می‌دهد که آیا پروژه در مسیر مورد نظر حرکت می‌کند یا نه.

۷. اسکرام روزانه

اسکرام روزانه یا جلسه روزانه، جلسهٔ کوتاه و ایستاده‌ای است که با حضور همهٔ ذی‌نفعان برگزار می‌شود. طول آن حدود ۷ الی ۱۵ دقیقه بوده و توسط اسکرام مستر، مدیریت می‌شود. هدف این جلسه، ایجاد یک گرد هم آیی کوتاه برای صحبت در مورد دست یافته‌های روز قبل، و کارها و موانع پیش رو در همان روز است. اسکرام مستر از این جلسه برای حرکت دادن پروژه در مسیر مورد نظر و تعیین نحوهٔ عملکرد پروژه استفاده می‌کند و هرگونه مانعی را که از تکمیل به موقع پروژه جلوگیری می‌کند، تشخیص می‌دهد.

۸. جلسهٔ گذشته‌نگر

پس از تکمیل همهٔ بخش‌ها و انتشار برنامه، برای ذی‌نفعان پروژه خیلی مهم است که جلسه‌ای داشته باشند و درمورد اینکه چه‌چیزهایی خوب بوده و چه چیزهایی  در پروژهٔ بعدی قابل ارتقا است، به گفتگو بپردازند. حتی مشتری یا نمایندهٔ مشتری در شرکت شما (مثلا کارشناس فروش) بهتر است در این جلسه حضور داشته باشد.

روش کانبان چیست؟

کانبان در ابتدا توسط شرکت خودروسازی ژاپنی تویوتا به منظور بهینه کردن فرایندهای مهندسی توسعه داده شد. در محیط بازاریابی، کانبان و اسکرام در کنار هم کار می‌کنند. به این ترتیب چارچوبی فراهم می‌شود که تعیین می‌کند روی هر یوزر استوری چه زمانی کار شود تا بهره وری افزایش یابد.

روش کانبان می‌تواند بدون به خطر انداختن خروجی کار، شما را در یافتن بیشترین بهره‌وری یاری کند.

شبیه‌سازی جالبی از درست کردن یک هواپیمای کاغذی وجود دارد که متد کانبان را به‌خوبی نشان می‌دهد. فرض کنید که چهار کارگر در خط مونتاژ دارید و از هر یک از آنها خواسته‌اید که کار خاصی را روی یک تکه کاغذ انجام دهند.

• کارگر ۱: این فرد کاغذ را از وسط تا می‌کند.
• کارگر ۲: این فرد کاغذ را باز می‌کند، چهار بار دیگرکاغذ را تا می‌زند و سپس کاغذ را در دو محل برش می‌دهد.
• کارگر ۳: این فرد چهار بار کاغذ را تا می‌کند.
• کارگر ۴: در مرحله نهایی، این فرد دو بار کاغذ را به منظور تکمیل هواپیما تا می‌کند.

در استفاده از متد کانبان، اولین گام، اطمینان حاصل کردن از تعادل میزان ورودی‌ها است. به‌عبارت دیگر، کارگر ۱ باید تا زمانی که کارگر ۲ آمادهٔ انجام کار برروی کاغذ بعدی باشد، صبر کرده و کاغذ تا شدهٔ دیگری تولید نکند. استفاده از متد کانبان می‌تواند با اطمینان حاصل کردن از تعادل منابع ورودی و بدون ایجاد انبوهی از کاغذ در انبار ذخیره، انتقال اقلام را در چرخهٔ ورودی سرعت ببخشد.

گام دوم، توزیع یکسان حجم کار است. همان‌طور که کارگر ۲، کار بسیار بیشتری نسبت به بقیه دارد، متعادل‌سازی حجم کار بین هر چهار کارگر، موجب کارآمدتر شدن تولید و اطمینان از عدم وجود گلوگاه و ترافیک می‌گردد.

استفاده از کانبان ساده‌تر از آن است که ممکن است به نظر برسد و روش قدرتمندی برای کارآمدتر کردن هر چرخهٔ تولیدی است؛ از تولید اتومبیل و هواپیمای کاغذی گرفته تا کمپین‌های بازاریابی.

فرآیند چابک در هفت مرحله:

پس از پرداختن به نقش‌ها و بخش‌های مختلف متد چابک، مروری بر کل فرآیند می‌کنیم:

1. صاحب محصول، خلاصه‌ای از هدف، ویژگی‌های مطلوب، اجزای محصول نرم‌افزاری یا ایدهٔ بازاریابی را تهیه می‌کند.
2. گروه کاری انتخاب شده و لیستی از یوزر استوری‌های مدنظر نوشته می‌شود.
3. اسکرام مستر، جلسهٔ برنامه‌ریزی اسپرینت را ترتیب می‌دهد. به هر یک از یوزر استوری‌ها، زمانی اختصاص داده می‌شود. یوزر استوری‌ها انتخاب شده و در اسپرینت‌هایی که از متد کانبان استفاده می‌کنند، قرار می‌گیرند. نقش‌ها تعیین می‌شوند و زمان‌بندی اسپرینت‌ها تا زمان تحویل پروژه مشخص می‌شود.
4. ‌تولید آغاز می‌شود و اسکرام مستر هر روز جلسه‌ای را برای ردیابی پیشرفت و موانع راه برگزار می‌کند.
5. از بک‌لاگ محصول برای پیشرفت کار استفاده می‌شود.
6. محصول منتشر می‌شود.
7. به منظور ایجاد بازخوردهایی برای استفاده در پروژه‌های آتی، یک جلسهٔ گذشته‌نگر تشکیل می‌شود.

نرم افزارهای مناسب مدیریت چابک

ابزارهایی برای کمک به شما در برنامه ریزی و مدیریت کارها با رویکرد چابک طراحی شده است. تسکولو نرم افزار مدیریت تیم آنلاینی است که کمک می‌کند پروژه خود را تا ۵ سطح، به اجزای کوچک تا حد یوزر استوری تقسیم کنید. سپس می‌توایند هر یک از این کارها را به افراد تیم خود واگذار کنید و برای آنها سطح دسترسی‌های مختلفی تعریف کنید. هز یک از اعضای تیم می‌توانند با اتصال به اینترنت از هر کجایی که هستند، به پروژه دسترسی داشته باشند.

مدیر پروژه می‌تواند گزارش روند انجام کارها را با تحلیل‌گر نسکولو به صورت آماری و همچنین گرافیکی مشاهده کند. برای اطلاعات بیشتر، به مقاله «» مراجعه نمایید.

در شکل زیر، یک پروژه که شامل قسمت‌های طراحی تجربه کاربری، توسعه فنی و بازاریابی است را در تسکولو می‌بینید.

در محیط‌های سریع و پیچیده، برای کمک به تولید محصولات عالی و برنامه‌های یکپارچه، استفاده از متدهای چابک الزامی است. با انتشار کارهای عالی، تیم شما احساس قدرت می‌کند، مشتریان شما خوشحال شده و طرح‌های شما شکوفا می‌گردند.

خوشحال می‌شویم تجربهٔ شما را درباره استفاده از رویکرد چابک بشنویم. لطفا تجربه خودتان را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید!

منابع: Smartsheet , UpWork, officevibe

ترانه امیرتیموری

ترانه امیرتیموری عضو تیم پژوهش تسکولو است. در وبلاگ تسکولو، از او مطالبی دربارهٔ مدیریت پروژه، مدیریت تیم، روش چابک، و استفاده مفیدتر از تسکولو می‌خوانید.

Latest posts by ترانه امیرتیموری (see all)